Por qué no funciona y formas de aumentar la productividad
Hay un sentido de orgullo cuando decimos que somos capaces de hacer varias cosas a la misma vez, nos hace sentir, primero que nada, a nivel neurológico; estimulados, casi extasiados (truco que es efecto de la liberación de excedentes de adrenalina). Y es un reforzamiento a nuestro ego al generarnos una sensación casi de superhumanos que a su vez “abona” a nuestra autoestima.
Existen procesos que son llamados; simultáneos y que no califican como “multitasking”, por ejemplo; caminar y hablar. El multitasking es definido como el acto de completar más de una tarea a la misma vez -como cocinar mientras se estudia para un examen, redactar un email a la vez que se está en una junta o curso, hacer cálculos matemáticos, mientras se maneja hacia el trabajo o se atiende una llamada telefónica.
Seguro muchos leyendo esto dirán: ¡Obviamente puedo hacer bien todo eso y mucho más!. Pero la dura verdad es que nuestro cerebro, más que eso; el cuerpo humano no está diseñado para hacer multitasking.
Cuando creemos que estamos haciendo “multitasking” (y siendo más rápidos y eficientes que nadie) en realidad nuestro cerebro está alternando entre dos funciones, es decir, para activar la concentración en una tarea sin darnos cuenta disminuimos o apagamos la otra. En todo caso, sería mucho más eficientes si en lugar de esto, desempeñáramos una sola tarea invirtiendo el 100% de nuestra atención y de forma consciente planeáramos un inicio y un final de cada tarea.
La corteza cerebral que es responsable de las funciones ejecutiva como: el razonamiento, memoria remota, la organización, planeación, control de la conducta, etc. En pocas palabras son un conjunto de procesos mentales que nos permiten planificar el tiempo, recordar instrucciones, centrar la atención y manejar múltiples tareas con éxito.
Por eso el método Pomodoro en equipos que trabajan en proyectos, da tan buenos resultados con tan bajo desgaste físico y mental. Porque definimos un intervalo corto de tiempo, un objetivo muy concreto y definido y trabajamos en ello solamente sin interrupciones y luego usamos intervalos de descanso en que podemos asignar tareas operativas, socialización, actividad física, etc. algo que no se le parezca a la tarea principal y que sirva de gratificación.
Puede parecernos que la corteza cerebral es dinámica y especializada y todo lo puede, pero la realidad es que sólo se activa en dos etapas:
1.- Cambio de meta (tarea/actividad). Esto sucede cuando el cerebro prioriza y decide concentrar su atención en una tarea u otra, y “mueve” esa atención de una tarea a la otra.
2.- Activación de procesos. Es cuando el cerebro identifica qué funciones y recursos debe utilizar y en qué orden para completar una tarea.
Entonces solo podemos en pocas palabras: ejecutar o cambiar de tarea, no ambas al mismo tiempo, por lo que hay lapsos en el multitasking en donde podemos hacer cosas que nunca haríamos “conscientes” como: tener descuidos impensables que generan oportunidad para un accidente, merma, olvidos, errores, etc.
El cambio de etapas de la corteza cerebral toma de 1/5 a 1/10 de segundo cada que lo corremos para lograr completar varias tareas a la misma vez, por lo que el cerebro se exigirá mayor irrigación sanguínea, mayor oxigenación para poder lograrlo. Y en algunos estudios se ha sumado todo ese tiempo de brincos de tarea en tarea y ha resultado en una cantidad increíble de tiempo adicional al de haber terminado una tarea a la vez.
¿Qué puede entonces ayudarnos a ser más productivos?
1.- Resiste la tentación de dividir tu atención en más de una tarea.
– Si algo es importante y no quieres olvidar atenderlo; anótalo. Así lo alejas de tu mente para que así puedan invertir el 100% de tus recursos en la actividad que estás desempeñando y logres terminarla sin demoras o errores. Luego pasas a la siguiente.
Es difícil, pero la atención es como los músculos, se entrenan y al principio duelen, pero después se fortalecen.
2.- Planea
– Asigna tiempos, fechas y condiciones para realizar las tareas diarias o semanales.
– Si dejas una actividad inconclusa, establece un horario para regresar a él
– Intercala siempre actividades exigentes y pesadas con ligeras y estimulantes. Por ejemplo: una junta seguida por otra junta o por un curso es muy mala idea, tu atención estará muy disminuida y la fatiga aparecerá muy pronto. Mejor de una junta programa una actividad que sea más física, no una tarea pasiva como contestar correos o capturar. Algo que te demande caminar, atravesar la planta, mover unas cajas, ir a dejar unos documentos a otra área, etc.
3.- Establece expectativas realistas.
A veces queremos parecer superhumanos y cumplir lo incumplible. Entregamos en el deadline o antes pero: ¡Nos enfermamos!.
Prioriza. Planea. Dile a los otros y a ti mismo: “no puedo”. ¿Una hora más? ¿Un día más? Es la diferencia para ser eficiente sin desgaste y con mucha mayor precisión.
En conclusión:
- Los intentos de hacer multitasking generalmente nos hacen menos eficientes
- El multitasking nos hace sentir fatigados
- Hay formas más sencillas de ayudarnos a ser más productivos con hábitos saludables y disciplinados
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