Reglas de oro para comunicar y respetar
Desde que incorporamos el uso del correo electrónico como un canal cotidiano de contacto para realizar cualquier trabajo que provea de una computadora como herramienta de trabajo, hemos asumido que la mayor dificultad que exigía era aprender la parte técnica:
El uso de las funciones de Outlook, teclear, editar, enviar, archivar cada mensaje recibido y enviado.
Si bien en los último 20 años la tendencia global ha sido generalizar su utilización y dominar el uso técnico de las funciones de cada gestor de correo (público o privado) existente, se ha descuidado la etiqueta. La forma. El contacto humano, ahora sustituido por una interfaz electrónica, dos personas “hablando” representadas por dos dispositivos, por dos direcciones electrónicas para identificarles. Conectadas por una red a través de la distancia en tiempo real.
Hemos olvidado que somos personas atrás de cada línea escrita. Que cada que escribimos, redactamos, leemos, omitimos respuesta, etc. estamos comunicando nuestro interés, respeto, educación a otra persona atrás de ese teclado.
Estamos “construyendo” (o no) un vínculo personal, comercial, laboral, social.
La promesa de sincronía inmediata de la tecnología ha creado con ella una carencia de sensibilidad y cuidado al escribir un correo electrónico.
Recordemos las reglas básicas de la etiqueta para el correo electrónico:
- Siempre. Sí: siempre contesta cada correo que recibes personalizado. Aún cuando no haya una respuesta concreta a las preguntas, hazle saber al remitente que eres considerado y respetuoso, que tomaste el tiempo de leerlo y lo recibiste.
- Elige un “Asunto” que describa breve y con precisión el tema o contenido del correo. (será más sencillo localizar tu correo, darle seguimiento, buscarlo después de meses)
- Si contestas un correo con un tema no relacionado con el “Asunto” original, cambia el nombre del “Asunto”.
- Esfuérzate por ser breve en tu redacción. El 55% de los correos no son contestados por ser demasiado largos para comprenderse rápidamente.
- Usa espacios entre párrafos y cuida no exagerar con el uso de las palabras en Negritas, subrayadas o en amarillo. Selecciona palabras clave, nunca frases. Así encontrar la información importante en tu texto será más rápido para tu interlocutor.
- Evita el uso de palabras completas con mayúsculas, siempre puede ser percibido como descortés o maleducado.
- No importa cuántas veces recibas correos de la misma persona en un día, siempre saluda. ¡Hay una persona detrás de ese texto!
- Responder los correos en menos de 24 horas de recibidos al menos como “acuse de recibo” es un sello dorado de la etiqueta electrónica.
- Por más apresurado que estés siempre, siempre, siempre lee al menos una vez todo el correo desde las direcciones del destinatario (s) hasta la firma de despedida, letra por letra. Los correos no pueden ser “desenviados”, hay qué evitar malentendidos, disculpas y vergüenzas por descuidos y autocorrectores traicioneros.
- Si vas a tratar más de un tema relevante, utiliza un correo con su respectivo “Asunto” para cada uno.
- No copies a personas que no están directamente relacionadas con el tema a tratar o que no han pedido ser copiadas en los correos.
- No abuses de la dirección de correo de una persona. Si escribes muchos correos por día/semana para asuntos que pudiste tratar en persona o teléfono, las personas prestarán menos atención a tus correos o lo bloquearán.
Por último y lo más importante; no olvides que quién escribe invirtió tiempo, esfuerzo, creatividad, trabajo en contactarte. Si el contenido no es de tu interés al menos hazle saber que le respetas y lo lees.
“El que respeta será respetado”
Así que a poner en práctica la Etiqueta Electrónica, practicarla con los compañeros, subordinados, proveedores, amigos.
Creemos relaciones electrónicas respetuosas del tiempo y trabajo de los demás, de confianza y duraderas. Tus correos son la representación de tus valores.
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